Ben je ondernemer en wil je een kantoorruimte huren? Dan is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de inhoud van de huurovereenkomst en andere belangrijke aspecten. Dit artikel biedt je een overzicht van alles waar je op moet letten bij het huren van een kantoorruimte, zodat je zonder zorgen een handtekening onder de huurovereenkomst kunt zetten.

Verschillende Huurprijzen

Huurprijs per vierkante meter vs. All-In Huurprijs

Er zijn verschillende manieren waarop huurprijzen worden gecommuniceerd: per vierkante meter per jaar of als een all-in huurprijs. De kale huurprijs per vierkante meter per jaar is exclusief servicekosten en wordt vooral gehanteerd bij grotere kantoorruimtes. Een all-in huurprijs omvat meestal nutsvoorzieningen, internet, telefonie en soms extra services zoals schoonmaak en gebruik van vergaderruimten.

Huurprijs per Werkplek

Naast de traditionele huurprijs per vierkante meter, kun je ook kiezen voor een prijs per werkplek, vooral in business centers en co-working spaces. Deze optie is vaak inclusief diverse diensten zoals meubilair, internet, schoonmaak en gebruik van gemeenschappelijke ruimtes. Het is belangrijk om goed te vergelijken welke diensten inbegrepen zijn bij de huurprijs om een weloverwogen keuze te maken. Klik op de link als je zelf precies wil uitrekenen hoeveel werkplekken of vierkante meter kantoor je nodig hebt.

Gemiddelde Huurprijzen in Nederland

De huurprijzen voor kantoorruimtes variëren sterk. In 2024 ligt de gemiddelde huurprijs per vierkante meter tussen €50 en €575. Voor werkplekken variëren de kosten van €150 tot €1000 per maand. Factoren zoals locatie, faciliteiten en huurperiode spelen een grote rol in de uiteindelijke huurprijs.

Belangrijke Factoren bij het Huren van Kantoorruimte

Financiële Aspecten

Bij het huren van een kantoorruimte moet je rekening houden met verschillende financiële aspecten:

  • Huurverhoging: Is er sprake van periodieke huurverhoging? Hoeveel bedraagt deze?
  • Waarborgsom: Verhuurders vragen vaak een waarborgsom, meestal ter waarde van maximaal drie maanden kale huur.
  • Servicekosten: Bovenop de huurprijs kunnen servicekosten komen voor bijvoorbeeld onderhoud, schoonmaak en energiekosten.

BTW en Huur

Huur van bedrijfsruimte is vrijgesteld van BTW, maar onder bepaalde voorwaarden kan gekozen worden om de huur toch te belasten met BTW. Dit kan fiscaal voordelig zijn als je bedrijf voor tenminste 90% (of in sommige gevallen 70%) uit BTW-belaste activiteiten bestaat.

Huurtermijn

De huurtermijn kan variëren van flexibele contracten van een paar maanden tot langdurige contracten van vijf jaar of meer. Een huurtermijn van 12 maanden is gebruikelijk, maar kortere termijnen bieden meer flexibiliteit tegen mogelijk hogere huurprijzen. Het is ook mogelijk om een breek-optie of onderverhuur in het contract op te nemen.

Oppervlakte en Inrichting van de Kantoorruimte

Bepaal hoeveel vierkante meter je nodig hebt aan de hand van bruto vloeroppervlak (BVO), netto vloeroppervlak (NVO) en verhuurbaar vloeroppervlak (VVO). Zorg ervoor dat de ruimte groot genoeg is voor je huidige behoeften en eventuele toekomstige uitbreiding. Denk hierbij ook aan ruimte voor klantenontvangst en gemeenschappelijke faciliteiten.

Locatie van de Kantoorruimte

De locatie van je kantoor is essentieel. Overweeg of je in het stadscentrum wilt zitten of juist daarbuiten. Zeker in de grotere steden zoals Amsterdam en Rotterdam is er een groot verschil in welke wijk je een kantoor huurt. Let op de bereikbaarheid voor zowel personeel als klanten en de beschikbaarheid van parkeerplaatsen.

Staat van de Kantoorruimte

Controleer de staat van de kantoorruimte voordat je een huurovereenkomst tekent. Werkt alle apparatuur naar behoren? Zijn er voldoende voorzieningen zoals verwarming en airconditioning? Bespreek eventuele gebreken met de verhuurder.

De Huurovereenkomst

Zorg ervoor dat alle afspraken duidelijk in de huurovereenkomst staan vermeld. Een standaard huurovereenkomst bevat:

  • Omschrijving en oppervlakte van de ruimte
  • Huurprijs en betaaltermijn
  • Indexering van de huurprijs
  • Bestemming van het pand
  • Looptijd van de huur en opzegtermijn
  • Servicekosten
  • Afspraken over gas, water en licht
  • Onderhoudsverplichtingen
  • Onderverhuurvoorwaarden
  • Gemeentelijke belastingen
  • Mogelijkheden tot verlenging van het huurcontract

Extra Tips

  • Maak foto’s van de ruimte bij oplevering voor het geval er later discussies ontstaan over de staat van de kantoorruimte.
  • Win advies in bij experts en blijf kritisch tijdens het hele proces.
  • Onderhandel over de huurprijs en kijk naar mogelijkheden voor huurkorting of huurvrije periodes.

Door deze aspecten in overweging te nemen, kun je met vertrouwen de perfecte kantoorruimte voor jouw bedrijf vinden en huren.